個人情報保護方針

個人情報管理規定

第１章　総則

第１条（目的）

この規程は、総合南東北福祉センター川俣（以下、「当センター」という。）の個人情報の取扱いに関する体制・基本ルールを策定し、当センターが保有する情報の紛失、漏えい、改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当センターとしての社会的責任を果たす事を目的とする。

第２条（用語の定義）

この規程で使用する用語は以下の通りとする。

一　個人情報
個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により、特定の個人を識別できるものをいう。例として、介護記録、ケアプラン、サービス内容等の情報が挙げられる。また、死者の情報についても、個人情報同様の取り扱いを行う。

二　機密情報
「部外秘」等、外部に公開する事を禁止されている情報、及び当センターのサービスに関する固有の情報を示す。

三　本人
当センターが保有する個人情報で識別される個人をいう。

四　役職員
当センターの役員、正職員、アルバイト、パート、派遣労働者をいう。

第３条（対象となる情報）

この規程の対象となる情報は、当センターで保管する全ての個人情報であり、電子データ、印字データの別を問わない。

第４条（適用範囲）

この規程は、当センターの全職員に対して適用する。ボランティア、実習生、委託職員等、当センターに所属しないスタッフに対しても本規程の趣旨を踏まえた適切な取扱いを求めるものとする。又、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合、必要かつ適切な監督をし、この規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。

第２章　個人情報管理体制

第５条（個人情報管理責任者）

1. 当センターにおける個人情報管理責任者はセンター長とする。
2. 個人情報管理責任者は、個人情報保護委員会を主宰し、当センターにおける個人情報管理に関する取組の推進に関する責任を負う。
3. 個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で必要な事項に関する決定権を有する。

第６条（個人情報保護委員会）

1. 当センターにおける個人情報管理に関する意志決定機関として個人情報保護委員会を設置する。
2. 委員長及び委員はセンター長が任命した者とする。
3. 個人情報保護委員会は、個人情報管理に関する当センター取組の計画立案、指示、取扱規程の策定、セキュリティ対策の実践等、必要な取組を行う。

第７条（個人情報管理者）

1. 所属長を所属事業所及び部門における個人情報管理者とする。
2. 個人情報管理者は、個人情報保護委員会の定めた取組計画に従って、所属事業所及び部門における個人情報管理に関する取組を推進する責務を負う。

第３章　個人情報管理に係る安全措置の概要

第８条（個人情報保護に対する基本方針）

個人情報保護委員会は、個人情報保護に関する当センターとしての基本方針を定め、これを公表する。

第９条（職員の個人情報の取扱い）

職員は、採用時に本規程及びその他個人情報管理に関する規程を遵守する旨の誓約書を当センターに提出すると同時に、これらを遵守しなければならない。退職時においても、在職中に得た個人情報を漏えいしない旨の誓約書を提出しなければならない。

第１０条（個人情報の収集）

1. 収集目的は、利用者、関係者に対する医療・介護の提供、介護保険事務、利用管理、介護施設・事業所運営に必要な事項などで利用することである。これらを遂行するために個人情報を収集する。
2. 個人情報の収集は利用目的の達成に必要な限度において行い、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。また防犯等の安全管理対策として、施設内共用部分に防犯カメラを設置し必要な映像を取得する。
3. 収集済みの個人情報の利用目的の変更を要する場合は、本人の同意を得た上で、変更された目的を本人へ通知又は、変更後の利用目的を公表する。
4. 前項の規定にかかわらず、契約書等の書面やホームページへの入力結果等、本人から個人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により本人に対して利用目的を明示するものとする。

第１１条（個人情報の保管）

1. 当センターで保管する個人情報は、個人情報管理台帳等により管理するものとする。
2. 当センターで保管する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な安全管理対策を行い、職員向け研修や個人情報保護委員会の活動等により周知する。
3. 職員は自らが所属する施設長又は事務責任者が指名する代行権限者の承認無く、個人情報をセンター外に持ち出し、あるいは、第三者に提供してはならない。
4. 個人情報を取引先、委託先等、外部に開示、提供する場合は、事前に個人情報管理者の承認を得た上で機密保持契約を締結してこれを行うものとする。

第１２条（個人情報の利用）

個人情報の利用は、予め開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超えて利用を行ってはならない。ただし、法令の定めに基づく場合を除く。

利用目的
①施設・事業所内で提供される介護及び介護支援サービス全般
②介護保険事務
③入退所管理
④会計・請求・経理
⑤介護事故あるいは未然防止等の分析・報告
⑥利用者等への介護及び介護支援サービスの向上
⑦他の事業者等への情報提供(入退所サマリー、情報提供書、実態調査等)
⑧利用者の入退院等に関わる情報提供(他病院、診療所、薬局、居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、介護サービス事業所等との連携)
⑨利用者の診療等にあたり、外部医師等への意見や助言を求める場合(協力医、訪問歯科、外部業者等)
⑩検体検査業務の委託、その他の業務委託
⑪審査支払機関又は保険者へのレセプトの提出
⑫定期健診、検体検査、ワクチン接種等による医療者等への情報提供
⑬賠償責任保険などに係る、医療に関する専門の団体、保険会社等への相談又は届出等
⑭第三者機関への質向上・安全確保・医療事故対応・未然防止等のための報告
⑮災害や救助等に必要となる情報提供
⑯介護サービスや業務維持のための基礎資料
⑰小・中学生及び高校生の教育・研修実施時に必要となる最低限の情報
⑱専門資格取得のための教育・研修(看護師、介護職、介護支援専門員、社会福祉士(主事)、栄養士、理学療法士等)
⑲症例検討・研究および剖検・臨床病理検討会等の死因検討
⑳研究・知見等の場合は、関係する法令、指針に従い進める
㉑満足度調査や業務改善の為のアンケート調査
㉒学会・医学誌等への発表(特定の患者・利用者・関係者の症例や事例の学会、研究会、学会誌等での報告は、氏名、生年月日、住所等を消去することで匿名化する。匿名困難な場合は、本人の同意を得る。)
㉓外部監査機関への情報提供
㉔当該利用者に居宅サービスを提供する他の居宅サービス事業者や居宅介護支援事業所等との連携(サービス担当者会議等)、紹介への回答
㉕防犯及び事故防止対策としての、防犯カメラデータ(共用部分のみ)の利用

1. 上記のうち、同意しがたい事項がある場合には、その旨を受付窓口部門に申し出る。申し出がないものについては、同意したものとして取り扱う。またこれらの申し出は、いつでも撤回、変更等を行うことができる。
2. データ入力等のため、個人情報の取扱いを外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取扱いが適当かどうか確認した上、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利用の禁止、業務終了後の情報の返還又は廃棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を設けるものとする。長期間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報取扱い状況について確認を行い、必要に応じて指導・契約の見直し等を行うものとする。

第１３条（個人情報の廃棄）

1. 保管期間を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報は速やかに廃棄するものとする。
2. 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏えいしないよう、印字データについてはシュレッダー処理、電子データについてはデータ消去を行わなければならない。なお、廃棄を外部業者に委託する場合は、外部業者が確実に廃棄した事を確認するものとする。

第１４条（第三者提供）

業務の遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、本人の同意を得るとともに予め個人情報管理委員会に報告し、その指示に従って必要な対応を行う。

第１５条（個人情報の開示・訂正・利用停止、苦情等）

1. 個人情報に関する本人からの問い合わせ、情報開示・訂正・利用停止等の請求等、苦情及び照会の受付窓口を相談担当とする。
   一般財団法人 脳疾患研究所　　TEL：024-538-1611
   社会福祉法人 南東北福祉事業団　TEL：024-538-0081
2. 受付窓口部門は対応に関する手続き(参照：個人情報にかかる開示申請等に関する規則)を定め、当該申し出が適性と認められるときは、本人の求めに応じて遅滞なく回答する。

第１６条（教育）

事業所及び部門の個人情報管理者は、定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。また、ボランティア、実習生等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取扱いを行うよう指導・監督する。

第１７条（監査）

1. 監事は、当センター内における個人情報管理の適切性について、適宜監査を行う。
2. 監査を行った場合、監事は監査結果を監査対象部門及び個人情報保護委員会に伝達する。
3. 監査対象部門は、監査結果に基づき、速やかに改善措置を実施し、結果を監事及び個人情報保護委員会に報告する。

第４章　雑則

第１８条（本規程への違反）

この規程への違反が明らかになった場合、当センターは就業規則の定めに従い、違反を行った職員を懲戒処分の対象とする。

第１９条（規則）

個人情報管理責任者は、必要に応じ個人情報管理に関する規則を制定するものとする。

〒960-1406　福島県伊達郡川俣町大字鶴沢字池ノ上30-1　総合南東北福祉センター川俣
一般財団法人 脳神経疾患研究所　　理事長　渡邉 一夫
社会福祉法人 南東北福祉事業団　　理事長　渡邉 一夫

個人情報にかかる開示申請等に関する規則

第１条（目的）

この規程は、総合南東北福祉センター川俣（以下、「当センター」という。）の個人情報の取扱いに関する体制・基本ルールを策定し、当センターが保有する情報の紛失、漏えい、改ざん等を防ぎ、情報管理に関する当センターとしての社会的責任を果たす事を目的とする。

第２条（介護・診療情報の提供と開示）

介護・診療情報の提供とは、介護・診療の経過において、診療記録・検査記録等を提示するなどして、利用者に説明することをいう。介護・診療情報の提供は、介護の現場においてスタッフと利用者の信頼関係において行われるものである。
介護・診療情報の開示とは、利用者本人または代理人等からの申請に基づいて、介護・診療情報を閲覧あるいは謄写させることをいう。

第３条（提供および開示する介護・診療情報の範囲）

提供する診療情報の範囲については、診療記録（医師の記載部分）、ケア記録、処方箋、検査記録、検査結果報告書及び画像診断用写真等、利用者の介護・診療を目的として介護従事者が作成した記録（以下「介護・診療諸記録」という）とする。ただし、他の医療機関の医師からの紹介状等、第三者が作成した、又は第三者から得た情報及び診療に伴う教育・研究に関する情報については、提供あるいは開示する診療情報の範囲に含まないものとする。

第４条（介護・診療情報を提供および開示する対象者）

診療情報の提供および開示は、利用者本人からの申請に基づいて、利用者本人への提供あるいは開示を原則とする。ただし、次の場合は利用者本人であっても提供あるいは開示しないことがある。

1. 利用者が、合理的判断ができない状態にある場合
2. 利用者への介護・診療情報の提供が、当該施設の介護従事者を除く第三者の不利益になると考えられる場合
3. 医学的見地から介護・診療情報を提供あるいは開示することが利用者の不利益になると考えられる場合
4. 前三号のほか、介護・診療情報の提供あるいは開示を不適当とする相当の事由が存する場合

第５条（介護・診療情報の開示の方法等）

文書等による開示の手続は次のとおりとする。(別添１参照)

1. 閲覧又は写しの交付により介護・診療情報の開示を受けようとする者は、個人情報に関する開示請求書(様式1、様式2)により、施設長に提出するものとする。この場合において、利用者本人からの申込みのときは利用者本人であることを証明するものの写し、利用者本人以外からの申込みのときは自らを証明するものの写しのほかに、利用者本人との関係を証明するもの(戸籍謄本、健康保険被保険者証等)の写しを添付しなければならない。
2. 施設長は、前項の個人情報に関する開示請求書の提出があった場合は、個人情報管理責任者に開示についての検討を命じ、協議の上、対象となる診療情報の写しを準備し、前条に規定する開示しない介護・診療情報が含まれていないかを点検し、必要な措置を講じた上で、申込日の翌日から起算して14日以内に開示の可否について決定し、個人情報に関する開示請求への回答書(様式3、様式4)により、申込者に回答するものとする。
3. 対象となる介護・診療情報において、開示の可否、部分開示における介護・診療情報の開示範囲等について疑義が生じたときは、施設長は、個人情報管理委員会の審議結果を踏まえて、開示に係る決定を行うものとする。この場合において、申込者に連絡の上、開示の可否の決定日を延長(原則として、申込日の翌日から起算して60日以内を期限として延長)することができる。
4. 前各号の受付及び介護・診療情報の開示は、相談室において行う。
5. 施設長は、必要に応じて、前号に規定する開示において、スタッフを立ち会わせることができる。

第６条（個人情報管理委員会）

個人情報管理委員会(以下「委員会」という。)は、文書等による介護・診療情報の開示の手続において、開示の可否、部分開示における介護・診療情報の開示範囲等について疑義が生じた場合に、その審議を行うものとする。

1. 委員長は、事案が訴訟に関連する等特別な理由があると認めるときは、顧問弁護士等を同席させるものとする。
2. 委員会の議事は、出席委員の過半数で決する。
3. 委員会の事務局は、事務室において処理する。

第７条(本人の確認)

開示の場合は下記等により本人であることを確認する。

1. 運転免許証
2. 住民票の写し
3. 各種保険の被保険者証
4. 年金手帳
5. その他

第８条(代理人等の確認)

開示が代理人等の場合は、本人からの「代理人確認書」及びその代理人であることを確認する。
＊「本人確認」の内容と同様。

第９条(文書等による開示における費用負担)

文書等による開示における手数料等の費用負担は、次のとおりとする。

1. 開示に関わる手数料は、5,000円（消費税込み）とする。
2. 住民票の写し
3. 資料の閲覧のみの場合、5,000円（消費税込み）とする。
4. 写しの交付については、1枚20円（消費税込み）とする。
5. 画像診断用フィルム等のコピーは、1枚500円（消費税込み）とする。
6. その他、実費相当額。
7. 費用の支払いは開示時に受領する。
   ※特別養護老人ホーム「南東北シルクロード館」については、手数料の額を無料とする。ただし、開示にかかる郵送費用は実費を徴収する。

第１０条(訂正･追加･削除請求、利用停止等請求回答)

個人情報に関する訂正･追加･削除請求に関しては様式5、利用停止等請求に関しては様式6を用い、理事長、施設長、事務責任者・業務責任者・個人情報管理責任者の承認を得なければならない。請求の可否については、様式5-1、様式5-2、様式6-1、様式6-2を用いて申込者に回答するものとする。

第１１条(利用目的の変更通知･利用目的の変更(追加)承諾通知)

利用目的の変更通知に関しては、様式7を用いて行う。利用目的の変更(追加)承諾通知に関しては、様式8を用いて行う。

第１２条(その他)

この規程に定めるもののほか必要な事項は、個人情報管理責任者が別に定める。

附　則　この規程は、平成18年4月1日から施行する。
一部改定　平成21年3月1日
令和3年5月15日